Suicaにチャージしただけでは経費に出来ない!~経理処理のポイント~

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私たちが電車やバスの時に乗るときに使っている交通系ICカード。
SUICAやPASMOなど、扱っている地域や路線によって様々な交通系のICカードが存在しています。

これらのICカードが登場してから10年程度しか経っていませんが、今ではほとんどの方がこれらのカードを利用しています。

その発行枚数は何と約9,000万枚!
日本の人口に対して約75%の人が保有していることになります。
もちろん小さい子供たちは持っていないでしょうし、1人で複数枚のカードを利用している人もいるかとは思います。
ただその保有率は非常に高いですね。

平成25年末の段階では利用できる鉄道駅が存在しているのは36都道府県。
地方ではまだまだ未整備のところも多いですが、これからどんどん普及していくことでしょう。

相互利用でますます便利になっています。

相互利用でますます便利になっています。

そんな交通系ICカードですが、利用するときにはカードにお金を入れる(チャージ)処理が必要になります。
駅にあるチャージ機やコンビニなどでチャージできますし、提携のクレジットカードなどからも自動でチャージするような設定にもできます。

ICカードへチャージした際の経理処理

わざわざ切符を買う必要もないので非常に便利なこのICカード。
事業者の方でもICカードを使っている方が多いかと思いますが、みなさんは経費を計算する際にどのような処理をされているでしょうか?

例えば5,000円をICカードにチャージした場合、5,000円のチャージの領収書をもらうことができます。

この領収書から帳簿に「○月×日 現金で駅にてチャージ 旅費交通費 5,000円」というような処理をしていますか?

仕訳にすると

○月×日  旅費交通費 5,000円 / 現金 5,000円

という処理となります。

もしそのような処理をしている方がいるとすれば気を付けて下さい。
この処理方法は基本的には間違っています

基本的に、交通系ICカードにお金をチャージした際には、その支払いに対して何もサービスを受けていません
ただ、カードにお金を預け入れているだけなのです。
もしそのICカードを解約したとすれば、チャージしたお金は手許に返ってきます。
(もちろんいくらかの手数料は取られるかもしれませんが・・・)

ですので、「チャージした=お金を預け入れた」という処理を経費として処理してはならないのです。

この考え方は何も交通系ICカードに限ったお話ではありません。
例えば楽天edyやnanacoなどの電子マネーにも同じことが言えます。
チャージしただけでは経費として処理することができないのです。

原則的な処理方法

それではどういう処理が原則的な方法なのでしょうか。

① チャージした時

交通系ICカードにチャージした時は、その交通機関を利用するための「権利」を買っているようなもの。
商品券や切手などを買った時と同じようなイメージです。
会計上は棚卸資産(貯蔵品)となりますので、

○月×日  貯蔵品 5,000円 / 現金 5,000円

という処理になります。

② 実際に使用した時

交通系ICカードを使って電車に乗ったとします。
その区間の運賃が1,200円だったとすると

○月××日  旅費交通費 1,200円 / 貯蔵品 1,200円

という処理になります。

あくまで経費を計上するタイミングはサービス(役務の提供)を受けたときです。

簡単な方法で処理してみよう!

af9970014066そうは言っても、いちいち使った時に経理処理するのは面倒くさい・・・(;´Д`)

そのようにに思われる方も多いかと思います。
本来は上記のように処理頂くのがベストです。
ただ日常の処理を少しでも簡便化するため、以下のような方法で処理してみてはいかがでしょうか。

① チャージした時

本来は貯蔵品という勘定で処理しますが、簡便的に

○月×日 旅費交通費 5,000円 / 現金 5,000円

として処理します。

② 実際に使用した時

(経理処理なし)

本来はここで経理処理しますが期中での処理は省略します。

③ 決算の時

大切なのはココです。
期中は処理していませんでしたが、決算では必ず振替処理を行います。
決算の時点で、ICカードに残った未使用の残高をチェックします。
例えば3,800円の残高が残っていたとすれば、この残高を貯蔵品に振り替えるという処理をします。

決算日(△月×日) 貯蔵品 3,800円 / 旅費交通費 3,800円

この処理をすることによって、実際に使用した経費は「5,000円-3,800円=1,200円」ということが計算できます。
そして残高の3,800円は翌年(翌期)に繰り越されて来年以降の経費として処理していくことになります。

この方法のメリットは、使用するたびにいちいち処理しなくても良いというところがポイントです。

必ず注意しなければならないポイント!

上記の方法を採用する際には以下のポイントを注意してください。

▼交通費以外にはICカードを利用しないコト

SUICAなど最近の交通系ICカードは乗車券以外にも使用することができます。
例えばコンビニでお菓子を買ったり、本屋で書籍を買ったりすることも出来ます。

色々なお買い物でICカードを利用してしまうと、交通費以外の支払も交通費にしてしまうことになります。
これでは正しい会計処理ができません。
この方法を採用するのであれば、交通系ICカードの利用使途は乗車券や交通費のみというルールを決めましょう。

▼明細を保管する

駅のチャージ機などにはカードの利用明細を発見してくれるモノがあります。
また交通系ICカードの中には、ネット経由などで利用明細表をダウンロードすることができるものもあります。

こういったサービスを利用して「いつどのように利用したか」ということが分かるようにしておきましょう。

例えばひと月単位ごとに明細表を取得しておく、といったルールを決めておくと良いかと思います。

▼期末には残高を確認する

必ず決算期末にはICカードの残高を確認してください。
そして未使用分については、必ず「貯蔵品」として帳簿上に記録しておくようにしましょう。

最終的に経費として処理するから同じだろうと思われるかもしれませんが、この処理をしておくことが税務署対策にも有効なのです。
税務署の調査官も人ですから、「あ、こういう細かいところもちゃんと処理しているな」と思われれば心象も良くなります。

残高を載せてもそれほど大きな金額にはならないかと思いますので、こういう細かいところの積み重ねを大事にしていきましょう。

もしルールを決めて処理できないのであれば、交通費精算書などを作ってその都度経理しておく方が無難です。

何でもかんでも領収書があれば経費になると思ったら大間違いです。
きちんと処理するように心がけましょう!

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すずき会計代表 税理士 行政書士 小田原・湘南地域を中心に地域密着で中小企業をサポート。 「走る税理士」としてトレイルランニングで百名山制覇に挑戦中! 相続や事業承継などに特化した「小田原相続サポートセンター」や起業家を支援する「小田原会社設立開業サポートセンター」などを運営している。

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