ビジネスにはLINEではなくchatworkをオススメする7つの理由!

みなさんはお客様とのやり取りをするとき、どのようなツールを使っていられるでしょうか?

電話やファックス、メールなど色々な方法があると思いますが、最近私がメインに使っているのは「チャット」です。

電話などに比べれば送信する時間などに気を遣わなくても構いませんし、メールよりもリアルタイムにやり取りできるというメリットもあります。
PCでもスマホでも使えるので、端末にこだわらないというメリットもありますよね。

プライベートではLINEやFacebookメッセンジャーなどのチャット機能を使っている方も多いかと思います。

ビジネスチャットとして最近有名なのが「ChatWork(チャットワーク)」というサービス。

ビジネス会話ツール「チャットワーク」を使ってます

2015.09.19

自分自身もメインのコミュニケーションツールとして仕事で使っています。

お客様にもオススメしているのですが、

「LINEじゃダメなの?」

というご意見も多いですね。

それでは、なぜビジネスの現場ではLINEではなくチャットワークが選ばれているのでしょうか?

 

業務とプライベートの区別ができる

LINEはスマートフォンの普及と同時にグワッと普及していったので、ビジネスをしている人だけでなく、子供から年配の方まで広いユーザーに使われています。

ちょっとした家族のコミュニケーションや友達との飲み会の待ち合わせ、彼女とのやりとりなどにも使っている方も多いですよね。

多くのユーザーがいるので敷居が低いのはメリットなのですが、その分どうしてもプライベートと切り分けることが難しくなっています。
お休みの日は完全オフにしたくても、LINEで繋がっていると連絡がどんどん入ってきてしまいますよね。

その点、チャットワークなど
「ビジネスではこれを使う!」
というツールを切り分けて使っておけば、

▼ プライベート関係はLINEで
▼ ビジネスはチャットワークで

というようにそれぞれを割り切って使うことが出来ます。

プライベートのメッセージを取引先に誤送信してしまった・・・なんてトラブルも防げますよね。

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「既読無視」という概念がない

LINEの大きな特徴としては、相手がメッセージを確認したかどうかが分かる「既読通知」という機能があります。

メッセージを送った方は、その内容を確認してもらえたことが分かるので安心感がありますが、逆に送られた方は変な意味でプレッシャーが起きてしまいます。

プライベートな相手であれば、「ちょっと忙しくて返せなかった」で済むかもしれませんが、ビジネスの相手であればそうもいきません。

「あの人はメッセージを送っても返事をくれない」

なんて思われてしまったら、お客様との信頼関係にも傷をつけてしまうかも?

チャットワークであれば、そのような「既読」という通知機能がありません。

もちろん既読機能が無いからと言って返信しなくても良いというワケではありませんが、例えば「土日は返信できません」と相手に断っておけばそんなにすぐに返さなくてもOKですよね。

また、社内の情報共有の場合でも、チャットワークだけオフにしておけばお休みの日に通知が来ることもありません。

 

退職時にアカウントを削除できるのでセキュリティ対策にも

LINEの場合、プライベートとビジネスが一緒になってしまうので、例え退職してもアカウントが残ってしまいます。

チャットワークであれば、ビジネス用としてアカウントを作成できますので、従業員にもプライベートと切り離してアカウントを持たせることが出来ます。

もし従業員が退職した場合には、チャットワークのアカウントを削除してしまえば、社内の情報共有から隔離することが出来ます。

社内の情報にセキュリティをかける意味でもプライベートと混同してしまうLINEは避けるべきなのです。

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過去のメッセージを検索可能

同一のプロジェクトを進めていった場合、途中からそのプロジェクトに参加する人もいるでしょう。

同じグループチャットに新しい人が入ってきた場合、LINEのグループチャットであれば参加した時以降のメッセージしか確認することが出来ません。

つい先日、とあるLINEのグループチャットに招待されたのですが、それまでほかの方たちがやり取りしていた情報を知ることが出来ません。

メッセージのやり取りを見ていても「ん???何のコトだ???」と思うようなこともしばしばあります。
後から入ってきた人にとっては、ちょっと疎外感を感じてしまうコトもあるのです。

チャットワークであれば、途中から参加した人でも過去のメッセージのやり取り(過去ログ)を検索することが可能です。

ですから「???」のようなことが出てきた場合には、少しさかのぼって調べれば内容を確認することが出来るのです。

 

タスク機能で管理できる

チャットワークには「タスク管理」という機能があります。
同じグループ内にいる人にタスク(仕事)をお願いする機能のコトです。

例えばワタシの場合、入力のお手伝いをしてくれるスタッフがいますが、そのスタッフに対して

「○○株式会社の4月分の入力について15日くらいを目途に処理しておいて」

というようなタスクを振っておきます。

スタッフのアカウントにはそのタスクが表示されるようになるので、業務が終わった段階でそのタスクに「完了」ボタンを押せば、その業務が終わったことを確認できるのです。
その後にワタシがチェックするという流れになっているので、業務フローの確認も行うことが出来るのですよ。

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メッセージがどの端末でも同期される

チャットワークの場合、スマホだけでなくPCやタブレットなど色々な端末で同期をすることが出来ます。

ビジネスではファイルをアップしたり長文を入力したりする機会も多いですよね。

メッセージの確認はスマホで、文章の入力はPCで、というようにその用途に応じて使い分けることが出来るのもポイントです。

 

メッセージの修正ができる

また、LINEの場合には送信したメッセージは修正できませんが、チャットワークの場合にはメッセージを修正することが可能です。

メッセージを送った後に「あ、いけない!間違えた!」ということってありませんか?

そのような場合でもスグに内容を修正すれば問題ありません。

相手が読む前であればギリギリでセーフになりますよ!

 

まとめ

ほかにもメリットはありますが、一番の大きな理由はプライベートとビジネスを切り分けることが出来るところだと思います。

ただ、取引先の中には

「えー、オタクとのやり取りだけ別の連絡手段にするのは面倒くさいからLINEにしてよ!」

というご意見もあるのが現実。

そういう場合にはLINEで対応していますが、やっぱりチャットワークと比べると住み分けが難しいですね。

やはりビジネスとして使うのであればチャットワークをオススメしますよ!

 

 

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【編集後記】

昨日から相続相談会を開催しています。
相続税などの税金の問題だけでなく、家族や不動産など多くのことでお悩みの方が多いですね。

ただ、参加して頂いた方には「相談してスッキリした」という御感想を頂いています。
そう言っていただけるとやりがいがありますね!

【今日のトレーニング】

3日連続トレーニングだったので今朝はお休みにしました。

【1日1新】 1日1新についてはコチラ

ブレンディのスティックコーヒー

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すずき会計代表 税理士 行政書士 小田原・湘南地域を中心に地域密着で中小企業をサポート。 「走る税理士」としてトレイルランニングで百名山制覇に挑戦中! 相続や事業承継などに特化した「小田原相続サポートセンター」や起業家を支援する「小田原会社設立開業サポートセンター」などを運営している。

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