クラウド会計の3つの落とし穴とは?~MFクラウドやfreeeの使い方には気を付けて!~

「会計ソフトをクラウドにすれば全てが解決すると思っていたのに・・・」

ネットバンクなどのデータを自動で取り込むことが出来るクラウド会計ソフト。
MFクラウドやfreeeなどをうまく活用すれば経理事務を効率化できます。
ただ効率化するためには、ソフトを正しく使わなければなりません。

クラウド会計を導入したものの、あまりうまく機能しなかったという実例も多くあります。

そのなかでも陥りやすい3つの落とし穴をご紹介します!

 

ケース1 会計処理はOKでも税務申告まではムズカシイ?

 

社長Aさん

多少は経理をやったことがあったので、クラウド会計ソフトを導入して会計処理を行い決算書までは作ることが出来ました。
法人税の申告書も自分で作ってみようと思ったけど、余りの書類の多さと言葉の難しさに大きな壁を感じました。
消費税も全くどうしていいか分からないので、さすがに税務申告の部分は税理士にお願いしないと難しいかなぁ。

クラウド会計のメリットは「簿記の知識が無くても会計処理が出来る」というトコロ。
freeeやMFクラウドなどは経理初心者でもカンタンに入力できるような設定になっているので、簿記などの知識が無くてもある程度までは処理していくことが可能です。

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ネットバンクなどの自動取り込みを使えば入力の手間もかかりません。
決算などのちょっと難しい処理でもガイダンス機能がついていたりするので、飲食店や小売りなどのスモールビジネスならちょっと頑張って勉強すれば出来てしまうと思います。

ただ、やはり問題になるのが「税務申告」です。

個人の確定申告でもつまづく人が多いのに、法人税や消費税の申告書を作るとなると相当ハードルが上がります。

難易度で言えば、個人の確定申告が5キロのジョギングとすれば、法人税の申告はフルマラソンクラスです。

「絶対にムリです」とは言いません。
ただ、法人税の申告書を作るのに労力をかけるくらいであれば、本業に精を出して利益を出すことを考えた方がよっぽどプラスです。

会計というものは基本的な部分は同じですので1回覚えてしまえばずっとその知識を使えるのですが、税務の分野は毎年のように改正が入ります。

つまり毎年のように新しい知識を詰め込んで行かなければならないのです。
専門家である税理士ですら、毎年の改正についていくのに必死なのですよ。
これを一般の方にも同じようにやってくださいと言うのはちょっと無理があるかも。

私も税務署や法人会主催の決算法人説明会セミナーの講師をしていますが、毎年の改正内容をカンタンに説明するだけでも2時間かかります。

法人税や消費税の申告書を自力で作成すると思うのであれば、相当な覚悟が必要だと思ってください。

 

ケース2 本当に会計処理は効率化できているの?

 

経理担当Bさん

もともと他社の会計ソフトを使っていたけど、クラウド会計の方が便利で効率化できそうなので導入をしてみました。
ただ、クラウド会計は今までの会計ソフトよりも反応が遅いので、データ入力時にはすごいストレスを感じます。
確かにネットバンクのなどのデータ取り込みはラクになったけど、本当にこれで効率化できているの?

これも良くある不満の一つです。

クラウド会計は確かに便利で効率化できるのですが、使い方を間違えると逆に効率が落ちます

今まで使っていた会計ソフトと同じように使うと、クラウドにあるデータに直接入力することになるので処理スピードが遅くなります。

知識がある人、入力が早い人ほど、このスピードに対するストレスと言うのは相当なモノです。

とある会計事務所では、システムを従来型のモノからクラウド会計に切り替えたときにスタッフから

「所長、このクラウド会計というモノは遅すぎて使い物になりません!」

と相当なクレームが来たのだとか。

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私も使っていて「直接入力するとかなり重いなぁ」という印象を受けますね。

そもそもクラウド会計は「直接ソフトに入力してはダメ」ということを認識しておく必要があります。

いかにクラウド会計の外でデータを集めて、選択して、取り込んでやるかというのが大きなポイントですね。

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この部分はクラウド会計の最大のテーマなのですが、現状で効率的に作業をするためにはこの部分がどうしても必要な過程なのです。

つまりいかに会計システムを自社経理の流れに合わせるのではなく、自社の経理の流れを会計システムに合わせられるのかということがポイントです。

201605043

 

ケース3 税務署への対策ができていないのでは?

 

フリーランスCさん

ネットバンクやクレジットカード決済などを活用して会計処理はかなり効率化できました。
ただ、なんでも全自動で処理できるようになったので、領収書や請求書などの書類は適当に管理しておけばいいものと勘違い。
「カードで買ったから領収書や明細書はいらないでしょ?」
と思ってポイッと捨てていました。
後日、税務署の調査が入って「領収書はちゃんと整理して取っておかないとダメ」というコトを指摘され、経費の内容が不明確というコトでダメ出し。
追加で税金を払う羽目になってしまいました。

いくら経理が自動化できて効率化できても、効率化・・・というか省略化してはいけない部分もあります。

その一番のポイントが「税務署対策」です。

税務署への対策というと少し語弊があるかもしれませんが、要は「法律で守らなければならないことは守りましょう」ということです。

例えば「領収書や請求書などの保管」というところ。

例えば、会社のモノを買ってきて処理する場合

お店でモノを買って領収書を受けとる → 領収書を見て伝票を書く → 伝票からデータ入力 → 領収書を整理する

というカタチがスタンダードだったかもしれません。

ですので、自然と領収書を社内に持ち帰って処理し、保管をするというのが自然の流れでしょう。

ところが、クラウド会計の場合にはカードや電子マネーなどで支払えばデータが自動で連動してくれるわけです。

お店で電子マネーで払って領収書を受け取る →(自動で経理処理)→ おしまい

という流れになります。
すると「データが自動で処理されるのだから領収書なくても平気でしょ」と思ってしまう人がいるのです。

結論を言いましょう。領収書を捨ててはダメです!

いくら経理が全自動になっても領収書の保管は法律で義務付けられています。
個人であれば7年、法人ならば最長で9年間は領収書を保管しておかなければならないことになっているのです。

もし領収書を捨ててしまった場合に、その支払いの内容を説明することが出来なければ税務署は経費として認めてくれません。
税務署に経費として認めてもらうための最大の証拠が領収書なのです。

保管しておかなければならない書類は領収書のほかにも請求書や納品書など色々あります。
また総勘定元帳といった「会計上のデータ」も必要なので、パソコンでいつでもプリントできる状態にしておく必要があります。
(パソコンのデータだけで保管をする場合には「電子帳簿保存法」という届け出をする必要がありますが、そうでない場合にはいつでもプリントアウトできるようにしておかなければなりません)

こういった情報を知っておかないと、あとで税務署が来たときに「書類が足りない!」なんてことになりかねませんよ!

 

まとめ

「クラウド会計をいれたから経理処理はバッチリ!」とはなかなかいかないものです。

どんな便利な道具であっても正しく使わなければ意味がありません。

ただ、正しい使い方をすればバックオフィス業務を効率化できることは間違いありません。

クラウド会計をうまく使いこなして業務を効率化したい方は是非お問い合わせください!

 

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【編集後記】

3連休は仕事をする予定でしたが想定よりも仕事がはかどったので今日はお休みにします。
「想定外」ではなく「想定甲斐」ですねw

【今日のトレーニング】

今朝はすごい雨です!
3日連続でトレーニングしたので今朝はお休み・・・。

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すずき会計代表 税理士 行政書士 小田原・湘南地域を中心に地域密着で中小企業をサポート。 「走る税理士」としてトレイルランニングで百名山制覇に挑戦中! 相続や事業承継などに特化した「小田原相続サポートセンター」や起業家を支援する「小田原会社設立開業サポートセンター」などを運営している。

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