とりあえず領収書は7年間は保管しておくようにしましょう!

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お店でお買いものをしたとき、皆さんはちゃんと領収書やレシートをもらっていますか?
個人事業者や会社をやっている方なら、領収書は当たり前のようにもらっていますよね。

お店からもらうのは、領収書でなくてもレシートで構いません。
むしろレシートの方が買ったモノの内容が分かるので、最近では税務署もレシートで保管してもらうように指導しているところもあります。

色々な場面で出てくる領収書ですが、よくお客様から
「経費の領収書って何年とっておけばいいの?」
とよく聞かれます。

じゃあ、実際にはいったい何年間保管しておけばいいのでしょう?

法律の改正でチョコチョコ変わっています

「3年でいいって聞いたけど?」
「いや、10年間はとっておかないとダメでしょ?」

人によって言っていることに違いがあるようですがムリもありません。
実はここ10年間程度の間に法律がゴチャゴチャと改正になっていまして、領収書などの帳簿の保存期間が大きく変更になっているのです。

また、所得税や法人税、消費税などの各法律によって必要とされている書類の内容もバラバラ。
ですので、余計に納税者が混乱してしまう原因にもなっています。

例えば、所得税の確定申告を電子申告で行った場合、内容を正しく入力して送信すれば、給料の源泉徴収票や生命保険などの控除証明書、医療費の領収書などは自分で保管しておけば税務署に提出する必要はありません。
(これらの源泉徴収票などの書類を「第三者作成書類」と言います。)

当初はそれらの第三者作成書類の保管期間は「申告期限から3年」だったのですが、現在は「申告期限から5年」になっています。
例えば今年の確定申告(平成27年分)の申告期限は平成28年3月15日なので、平成33年3月15日まで保管しておく必要があります。

このように以前とは保存期間が異なっている書類もありますので注意が必要です。

法人の場合は7年

会社などの法人の場合には、領収書の保管期間は原則として7年間です。

保管をする期間の起点は「法人税の申告期限」なので注意しましょう。
例えば平成28年3月31日決算の法人の場合、法人税の申告期限は5月31日になるのが原則です。
平成28年1月1日の領収書があった場合、保存すべき期限は1月1日から7年ではなく、5月31日から7年間です。

決算期ごとに書類を整理しておけば、間違えることはほぼ無いと思いますけどね。

個人の場合も7年が原則

所得税の場合、白色申告と青色申告で多少異なりますが、基本的には法人と同じく7年が原則です。

 

以前は白色の場合には、領収書などをとっておかなくてもOKだったのですが、2014年からは領収書などを保管することが義務になりました。
白色申告の場合、領収書の保管義務期間は5年間ですが、請求書など他の書類は7年間保管しておかなければならないので「7年間」と覚えてしまった方がラクです。

青色申告の場合には、白色申告よりも2年長い7年間が原則。
ただし、前々年の所得が300万円以下の場合は5年間で良いという例外もあります。

でもイチイチ2年前の書類をチェックするのは面倒なので7年間と覚えてしまいましょう。

ですから、結局のところ個人は「7年間」と覚えてしまうのが一番ですね。

消費税も7年とっておいた方が良い

消費税を納める事業者の場合、計算方法によって必要になる書類が変わってきます。
ただ、法人税も所得税も申告しない人が消費税を申告しなければならない・・・というパターンはほとんどありません。

ですので、法人税や所得税で求められている期間について書類をとっておけば大丈夫です。

赤字の会社は9年間必要ですよ!

「うちの会社は赤字でマイナスだから、税務署も目を付けないし領収書もいらないでしょ」

そう思っている人は大間違いです!
赤字(マイナス)の会社の場合、法人税の申告をする際に翌年以降にマイナス分を繰り越すための「欠損金の控除」という手続きをとります。
翌年以降に黒字(プラス)が出た場合、前年以前の赤字(マイナス)と相殺できるという非常にオイシイ制度なのですが、この制度の特典を受けるためには色々と必要な要件があるのです。

その要件の一つが「領収書などの書類の保管」です。
もしこの制度の特典を受けたい場合には、領収書などの書類を9年間保管することが義務付けられています。

例えば、平成27年12月決算の法人の場合、申告期限が28年2月末ですから平成18年12月決算期の書類がようやく処分できるということになります。

まとめ

法律や状況によって求められている期間は違いますが、結論として
▼ 個人事業者は7年間保管
▼ 会社の場合は9年間保管
と覚えてしまうのが一番手っ取り早いですね。

できるだけ余計なモノを持ちたくない主義の自分としても、7~9年も書類をとっておくのは正直面倒くさいです。
もっと簡便に処理できる方法は無いかどうか,色々と研究の余地があります。

スキャナや電子データでの保管も要件が揃っていればOKになりましたが、その要件をクリアするためにはプラスアルファの出費が必要だったりとまだまだ改善の余地ありです。
(freeeやマネーフォワードではプレミアムプランなどで対応可)

 

 

 

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すずき会計代表 税理士 行政書士 小田原・湘南地域を中心に地域密着で中小企業をサポート。 「走る税理士」としてトレイルランニングで百名山制覇に挑戦中! 相続や事業承継などに特化した「小田原相続サポートセンター」や起業家を支援する「小田原会社設立開業サポートセンター」などを運営している。

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