「自分締め切り」をつくることが仕事のスピードアップにつながる!

世の中の税理士が確定申告であたふたしている中、かなり前倒しで仕事をしてきたおかげで少し余裕のある生活を送っております。
まだ100%終わったわけではありませんが、もう慌ただしく動く必要もないかなというトコロ。

ずっとやろうと思っていたウェブの再構築と本格的なクラウド会計への移行に早速取り掛かっていますが、それでも期限に追われる仕事でないので心に余裕が出来ますね。

先週末に子供の誕生日があったので「それまでには仕事に目途をつけたい」と思っていました。
やはりそういう期限の目標がある方が仕事の能率が上がります。

時間をかけたから良いものが出来るわけでは無い

期限のある仕事についてどのように取り組んでいくかということは人によって考え方が異なります。
例えば1月半ばに請けた仕事について、どうしても仕上げなければならない期限が2月末だったとしましょう。

この仕事に対して
「期限まで1カ月以上あるのでじっくり時間をかけて取り組もう」
という方もいるでしょう。

時間をかけて丁寧に取り組むことによって、出来るだけ100%に近い形で仕上げることが可能になるかもしれません。
時間をかけた方が仕事のクオリティが上がるという考え方もあります。

ただ実際には、時間をかけたからと言って必ずしも良いものができるとは限りません。

むしろダラダラと時間をかけるだけで、時間をかけただけの成果が上がらないものの方が多いのではないでしょうか。

前倒しで「自分締め切り」をつくる

やらなければならない仕事の期限というモノはあくまで時間的な制約です。
期限までの期間を目いっぱい使って、時間をかけなければならないわけではありません。

ただ期限が無いとなかなか動けないという人も多いかと思いますので、自分の中での「自分締め切り」を作ることをオススメします。

本来の期限よりもずっと早い段階に自分なりの期限を設けておくことで、仕事に対してのメリハリがつくようになります。

例えば確定申告の場合、本来の申告期限は3月15日です。
私の場合、「2月16日の段階で80%まで完了させる」という期限を設けるようにしています。

通常の人たちから見れば、2月16日は確定申告のスタート開始のようなイメージがあるのですが、私の場合はそこをゴールとしています。
これはもう10年以上続けている「自分締め切り」の一つ。

最初のうちはかなりハードルが高い目標だったのですが、だんだん効率化などを考えていくうちに達成できるようになってきました。
やればできるもんですね。

自分締め切りの3つの効果

自分締め切りを作ることでメリットを得られたことがあります。

① 仕事が効率的に回るようになった

前倒しで仕事を進めていくためには、仕事の効率化を考えなければなりません。

どのように進めればスムーズに資料を回収できるか、どのように入力すれば効率的か、どんな新しいツールがあるか

積極的に色々と考えることによって新しいものを受け入れる体制も出来ますし、考え方も柔軟になってきます。
失敗することもありますが、逆にそれは次につながる成長だと思って改善につなげていきます。
昨年できなかったことも、その失敗の反省を生かして効率化につなげることができるのです。

② ミスが減った

早く仕事をこなしていくとミスが増えるのではないか・・・と思うかもしれません。

確かにケアレスミスが増えることもありますが、そのようなミスは「2回は続けない」ようにノートに記録しています。
これは受験勉強時代に問題を間違えたときに作った「間違いノート」を参考に作っています。

どのような場面でミスが出やすいのかを把握するために記録をし、書くことによって自分に思い込ませるようにします。
期限よりも早く仕事を終わらせることが出来れば、このようなアフターチェックにも時間をかけられますからね。

また、期限よりも早く仕事を終わらせることによって、資料の取り忘れや計算間違いに気づいても修正するための時間がとれます。
人間ですからどうしても間違いは起きます。
問題は「それをどのようにリカバリーするか」ということです。

③ 仕事の質が上がる

期限に追われていると、そこまでに仕事を終わらせることに考えが回ってしまいがちです。
そうすると「まぁ、この程度でいいか」ということになりがちです。

前の職場の後輩で、いつも申告期限ギリギリまで仕事をためていたヤツがいましたが、正直良い仕事ができていたとは思えません。
「前の税理士さんは、税金を納める期限の前日に納付書をもってきて困ったわ」
と言っていられたお客様もいます。

余裕を持った状態で、かつ、自分なりの期限をもたせたプレッシャーの中で仕事をした方が質もグッと上がります。

まとめ

子供の誕生日と仕事の繁忙期が重なってしまうのが悩みの種だったのですが、自分締め切りを作ったおかげでゆっくりと子供と過ごすことができました。

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おじいちゃんたちに貰ったプレゼントのレゴを二人でつくる!

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ココロの時間に余裕を持たせるために、仕事の時間にジブンで締め切りを作りましょう!

 

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【編集後記】

ウェブサイトの再構築で色々と悩んでいます。
なかなか思うようにいかないのがもどかしい。

【今日のトレーニング】

お休み中です・・・。

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すずき会計代表 税理士 行政書士 小田原・湘南地域を中心に地域密着で中小企業をサポート。 「走る税理士」としてトレイルランニングで百名山制覇に挑戦中! 相続や事業承継などに特化した「小田原相続サポートセンター」や起業家を支援する「小田原会社設立開業サポートセンター」などを運営している。

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