仕事とプライベートの区別ができない領収書はどうすればいいの?~事業割合がポイント~

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個人事業の経理処理をする際、どれを経費にしていいものか迷うことも多いかと思います。

材料費の仕入れや事務用品の購入など、明らかに仕事に使っているものであれば迷うことは無いのですが
「これって経費になるのかなぁ?」
というものって結構あるんですよね。

材料費など分かりやすいものであればいいのですが、パッと見ただけでは経費にしていいものかどうか分からないものも多いです。

そのような場合、どのように区分していけばいいのでしょう?

「家事関連費」という考え方

「領収書さえあれば何でも経費にできる」
と思われている方もいるかもしれませんが、決してそんなことはありません。

個人事業者が払ったもののうち、経費として計上できるのは「事業に直接関連のある費用」だけです。

ここでポイントになるのが「直接」という部分。
個人事業者の場合、事業者としての立場と個人としてのプライベートな立場の2つの性格を持っています。

税務的な考えで言うと、それぞれの経費は

事業者としての立場の経費・・・「必要経費」
プライベートな立場の経費・・・「家事費」

という表現をします。

ただ、経費というモノは単純に区分できるものだけではありません。

「これって経費なのかなぁ?プライベートの費用なのかなぁ?」
となかなか区分がしづらいものも多いのが事実。

例えば、マイカーを個人事業に使っている場合、マイカーを使って仕事先に行くこともあれば、その帰りに子供を迎えに行くこともあるでしょう。
そのような場合のガソリン代は、必要経費の部分もあるし家事費の部分もあるわけです。

そのように必要経費と家事費がゴチャゴチャに混ざってしまっているような費用のことを「家事関連費」といいます。

個人事業者の場合、この家事関連費をどのように処理するのかということが最大のポイントと言っても過言ではありません。

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家事関連費は原則は経費に出来ない

このような家事関連費については、原則は「経費として認められない」というのが税務署のスタンスです。

所得税法第45条に「家事関連費の必要経費不算入等」という条項があるのですが、法律上で「家事費及びこれに関連する経費で政令で定めるもの」については必要経費に算入してはならないという規定があるのです。
つまり法律では「事業に直接使っている経費しかダメだよ」と明文化しているのです。

この法律通りに考えると、少しでもプライベートに使っている自動車やスマホなどの費用は「全額経費にしてはいけません」ということになってしまいます。
ちょっとそれはカワイソウすぎますよね。

そこで法律では、次の2つの要件のいずれかを満たした場合には経費にしていいよという基準を設けています。

(家事関連費)
第九十六条 必要経費とされない家事関連費に規定する政令で定める経費は、次に掲げる経費以外の経費とする。
一  家事上の経費に関連する経費の主たる部分が不動産所得、事業所得、山林所得又は雑所得を生ずべき業務の遂行上必要であり、かつ、その必要である部分を明らかに区分することができる場合における当該部分に相当する経費
二  前号に掲げるもののほか、青色申告書を提出することにつき税務署長の承認を受けている居住者に係る家事上の経費に関連する経費のうち、取引の記録等に基づいて、不動産所得、事業所得又は山林所得を生ずべき業務の遂行上直接必要であつたことが明らかにされる部分の金額に相当する経費

さっぱり意味不明だと思うので簡単に言えば

① プライベートな費用が混ざっていても、ちゃんと必要な部分が区分できるならOK
② 青色申告している人で、帳簿で「この部分について事業に使っています!」と記録しているならOK

ということ。

① 区分できる基準があればOK

①の場合の例としては、自宅を事務所にしている人を考えて下さい。

例えば自宅の固定資産税を払っていたとしても、基本的に自宅の固定資産税は「家事関連費」になるので経費に出来ないのが原則です。

ただ、自宅の1階の半分はお店にしていて、1階の半分と2階は自宅て使っている場合はどうでしょう。
1階も2階も同じ面積であれば、全体のうち1/4相当部分はお店で使っているというコトが明らかですよね。

このような場合には1/4という明確な基準があるので、固定資産税のうち1/4相当は経費にしてよいことになります。

逆に「たまにリビングでも領収書の整理くらいの仕事をしているよ」というような場合には、明確な基準がありません。
ですので、いくら多少の仕事はしていたとしても、固定資産税は経費に出来ないのです。

② 帳簿上で区分してあればOK

帳簿上で事業の部分というコトが明確にしてある場合でもOKです。

例えば、最初の例のようにマイカーを仕事にも使っていたとします。

本来であれば、マイカーにかかる費用も「家事関連費」になるので、いくら仕事で使っていたとしても経費に出来ないのが原則です。
このままではガソリン代なども経費に出来なくなってしまいます。

そこで、帳簿上で「このガソリン代のうち、半分は仕事に使って半分はプライベートに使った」というように区分して記載しておけばOKということになっています。
これは青色申告をしている人しか認められていないので、白色申告の人はちょっと不利になりますね。

③ 事業割合がポイント

ただ、そうは言っても、いちいち1回づつ区分するのは大変というのが本音。

そこで、最初に明確な基準を作っておいて、その割合をもって経費にする部分とプライベートにする部分を決めても良いことになっています。
これを「家事関連費の按分」といいますが、そのような明確な基準をつくっておけば、税務署側も「ちゃんと基準があるならいいでしょう」と認めてくれるのです。

この割合を「事業割合」といいます。
事業割合をどの程度に設定するかによって経費の金額も大きく変わってきますが、あまりにも現実離れした割合は税務署もOKしてくれないので注意してください!

まとめ

事業割合は経費の内容や事業の性格によって変わってきます。

例えば、ほぼお客様まわりで車を使っている場合には、事業割合は限りなく100%に近くなるでしょうし、ほとんど移動には使わないのであれば10%もいかないと思います。
どの程度の事業割合であれば認めてくれるのか・・・ということはなかなか素人には分からないですよね。

そのあたりは税理士に相談してみて下さい。
「この程度であれば大丈夫だろう」という基準を教えてくれると思いますよ。

 

 

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【編集後記】

今週は租税教室ウィーク。地域の色々な小学校を巡っています。
今日は学校公開日の学校で、保護者の方もまじえて授業をしてきました。
朝イチからノリノリでしゃべってきましたよ( *´艸`)

【今日のトレーニング】

今週1週間は「休養ウィーク」と決めたのでトレーニングはお休みです。

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新しい教材を活用した租税教室

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すずき会計代表 税理士 行政書士 小田原・湘南地域を中心に地域密着で中小企業をサポート。 「走る税理士」としてトレイルランニングで百名山制覇に挑戦中! 相続や事業承継などに特化した「小田原相続サポートセンター」や起業家を支援する「小田原会社設立開業サポートセンター」などを運営している。

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